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ネットショップ運営で求められるメールテンプレートの種類や、それぞれの書き方・メール文例

ストーリー

Cafe24  
ショップ運営ノウハウㆍ運営ネットショップのメールテンプレート【よくあるシーン別の例文】2022-04-05
  • ショップ運営ノウハウㆍ運営ネットショップのメールテンプレート【よくあるシーン別の例文】2022-04-05
  • ネットショップ運営で求められるメールテンプレートの種類や、それぞれの書き方・メール文例についてご紹介します。
  • ネットショップ運営で求められるメールテンプレートの種類や、それぞれの書き方・メール文例

ネットショップを運営していると、日常的に顧客とのメールのやり取りが発生します。売上や顧客に与える印象に大きく影響するため、メールの内容をないがしろにすることはできません。一方で、毎回必要なタイミングで一から文面を作成していると、手間と時間がかかってしまいます。ECサイトの顧客対応で起こるシーンを想定し、あらかじめメールテンプレートを作成しておきましょう。

こちらでは、ネットショップ運営で求められるメールテンプレートの種類や、それぞれの書き方・メール文例についてご紹介します。

| ネットショップ運営で用意しておきたいメールテンプレートの種類

ネットショップで運営ではどのようなメールテンプレートを用意しておくべきなのでしょうか。メール対応が求められるすべてのシーンに対してテンプレートがあると理想ですが、ネットショップ運営において頻繁に発生するシーンに関して優先的に作成しておくと便利です。以下では、ネットショップ運営で求められる代表的なメールテンプレートの種類をご紹介します。

●会員登録の確認

ネットショップでは、新規会員登録をされたユーザーへ受け付けの確認とお礼のメールをお送りするのが一般的です。アカウントの情報として、IDやパスワードをお知らせします。また、アカウント情報を後から確認できるように、メールの保管を促進する内容をテンプレートとして設定しておくことが求められます。退会の際のメールテンプレートも自動配信で設定しておくと良いでしょう。通常は、利用に対するお礼や再登録を歓迎している旨を伝えます。

●注文・購入・入金の確認

ネットショップでの購入内容を顧客に伝えるメールを用意する必要があります。購入内容や、支払情報が合っているかどうか確認をする内容などが代表例です。クレジットカード決済の場合は通常即座に支払いが行われるため、発送へすぐ移行します。コンビニ決済や銀行振込など後払い決済で支払うお客様に対しては、別途入金確認のメールを送った後、商品発送に移ります。

●購入後のフォロー

商品を購入された顧客に、再度メールをお送りし、リピート購入のきっかけをつくります。単にお礼メールを送っても問題ありませんが、お役立ち情報を案内する、相性の良い商品とのセット購入を提案する、といった顧客にとってためになるアプローチを行うと効果的です。案内する情報や提案する商品は顧客によって変わりますが、定型的な内容をテンプレートとして残しておくと効率的に配信できます。

●キャンペーンの案内

お得なキャンペーンを案内するメールも一般的です。季節や連休に合わせたキャンペーン、新商品を期間限定でお得に購入できるキャンペーンなどが挙げられます。お得な買い物情報を定期的に自動送信するメールマガジン(メルマガ)も代表的な手法です。顧客の購買傾向に合わせてキャンペーンの内容を変えられると理想的です。

●お詫び

顧客にお詫びする事象が発生した際にメールを送るケースも考えられます。在庫切れ、出荷遅れ、受注漏れ、誤配送など、サービスに対する苦情などは、ネットショップ運営において比較的頻繁に起こり得るトラブルです。こうしたケースに対しては、メールテンプレートを用意しておくとスムーズに対応できます。

| ネットショップのメールテンプレート作成で意識したいポイント

メールテンプレートは、ショップのブランドイメージを伝え、ユーザーにとって読みやすい文章である必要があります。ネットショップ運営で長期的に使用するからこそ、丁寧に作成しましょう。以下では、ネットショップのメールテンプレート作成で意識していただきたいポイントをご紹介します。

●統一感を出す

ネットショップの信頼性や安心感につながるため、テンプレートはテキストで統一感を出すことが大切です。ネットショップ独自のヘッダーとフッターを作成してテンプレートを作成すると、メール全体のまとまりが良く見えます。冒頭の挨拶、締めの挨拶や、文章中の表記も、各メールテンプレートで統一しましょう。誤字脱字や表記の揺れについては、専用のチェックツールを使うとスピーディーに対策しやすくなります。

また、件名欄のフォーマットを決める、関連ページのURLを挿入するなど、メール本文以外の部分もルールを決めると統一感が生まれます。

●読みやすさを重視する

メールテンプレートの基本として、ユーザーの読みやすさを重視したメール作成が求められます。一文は、不自然にならない範囲で短くしましょう。情報がまとまりやすく、端的に内容を伝えることができます。その反対に、一文に情報を詰め込みすぎるとわかりづらくなるため注意が必要です。

また、ひらがなと漢字の配分にも注目したいポイントです。一般的に、漢字を少なめにすると、読みやすいメールになります。難解な漢字はできるだけ控え、ひらがなを使える部分は積極的に取り入れるのがおすすめです。

加えて、改行の位置についても注意が求められます。文章の流れを押さえて、不自然な改行にならないように意識しましょう。文章の途中で改行を入れると、顧客が利用する機器によっては不自然に映る可能性があります。

なお、環境依存文字の使用は避けたほうが良いでしょう。ユーザーがメールを開く環境によっては、文字化けしてしまうことがあります。ネットショップを利用するすべてのユーザーにとって、読みやすいテンプレート作成を心がけてください。

| ネットショップ運営に役立つメールテンプレート【会員登録編】

ここからは、実際のケースを想定しながら、どんなメールテンプレートを作成するべきかをご案内します。まずは、メール配信を行う代表的なタイミングである、会員登録でのメールテンプレート作成についてご案内します。どんなメールを送信すれば良いのかわからない場合に、ぜひ参考にしてみてください。

●メール作成のポイント

会員登録時に自動配信する確認メールのテンプレートでは、単なる登録確認だけではなく、会員登録へのお礼を含めるのがポイントです。また、ID、パスワードなどの会員情報はメール内で目立つように記載しましょう。さらに、メールの保存とパスワードの定期的な変更を促し、セキュリティの向上に協力いただくよう求めます。また、重要な情報のため適切にメール管理をしていただくよう促すことも大切です。

●例文

○○○○様

この度は、【ショップ名】に会員登録いただき、誠にありがとうございます。
以下の通り会員登録を受け付けましたので、ご連絡いたします。

▼ 会員登録情報
--------------------------------------------------
ID : △△△△△
仮パスワード : △△△△△
--------------------------------------------------

※本メールにはご登録いただいたIDが記されていますので大切に保管してください。
※パスワードは定期的に変更することをおすすめします。
※本メールにお心当たりのない方はお手数ですがご連絡ください。

今後とも【ショップ名】をよろしくお願い申し上げます。

| ネットショップ運営に役立つメールテンプレート【注文・購入・入金の確認編】

ネットショップでは、ユーザーの注文・購入・入金など、取引の進捗に応じてメールが送られます。以下では、こうした進捗確認メールでのテンプレート作成についてご案内します。ユーザーが商品到着まで安心できるよう配慮した文面を作成しましょう。

●作成のポイント

注文・購入・入金など決済に関わるメールテンプレートは、トラブルを防ぐために必要情報をしっかりと記載することが大切です。注文者名、注文日時、注文商品、数量、支払合計金額、支払情報など、取引情報を詳細に記載し、顧客がまとめて確認できるように意識しましょう。銀行振込の場合の口座番号や、支払い時の注意事項についても明記しておきます。

●例文

・注文・購入の確認

○○○○ 様

いつも【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文内容は以下の通りです。ご確認ください。
-------------------------------------------------
お客様が 2021-xx-xx 00:00:00 に 【ショップ名】にてご注文された内容をお知らせいたします。
ポイント使用 : xxxxP, ¥0000 銀行振込でお支払いいただきました。

注文者 : ○○○○ 様
注文番号 : 20180901-345677891023
注文日時 : 2021-00-00 00:00:00
--------------------------------------------------
▼ 注文情報

商品名 :
数量 :
販売価格 :
商品購入金額 :

商品購入金額の合計¥0000 + 送料合計 ¥0000 - 割引金額合計 ¥0000= 支払金額合計 ¥0000
--------------------------------------------------
▼ お支払い情報

支払金額合計 :
決済方法 :
クーポン割引 :

獲得予定ポイント :
ポイント利用額 :

お支払い方法として「銀行振込」をご選択された場合、下記の口座番号にお支払い金額をお振込みください。
その際、ご注文時に入力した入金者名と実際に振り込まれる方のお名前は同じものをご使用ください。
銀行名 : 0000-0000-0000-0000 [振込先:ショップ名]
入金が確認でき次第、発送いたします。

※ご注文後7日以内にご入金がない場合、ご注文は自動的にキャンセルされます。
※宅配便にてご指定の住所まで商品をお届けいたします。決済完了後、発送手続きまで1 ~ 3日ほどかかります。
--------------------------------------------------
▼ お届け先情報

受取人 :
住所 :
電話番号 :
携帯電話番号 :
配送メッセージ :~~~~~~~
--------------------------------------------------

・入金の確認

○○○○ 様

いつも【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご入金を確認いたしました。

--------------------------------------------------
▼ 入金情報

入金者 :
入金額 :
注文番号 :
銀行 :
入金確認日 :
口座番号 :
振込先 :

※配送は入金確認後、1日~3日くらいかかることがあります。
※銀行、口座番号、振込先の情報は銀行振込でお支払いの場合にのみ表示されます。
--------------------------------------------------
ご注文内容にお間違いはないか、ご確認をお願いいたします。
また、注文内容を変更したい場合、カスタマーサポートまでお問い合わせください。

今後とも【ショップ名】をよろしくお願い申し上げます。

| ネットショップ運営に役立つメールテンプレート【購入後のフォロー編】

ネットショップのアフターフォローを充実させると、リピーター獲得につながります。そんな重要なアフターフォローの場面で役立つ、購入後に送るメールテンプレート作成について解説いたします。

●作成のポイント

商品購入後のフォローメールによって顧客のリピート購入が期待できます。テンプレートにはまず、購入に対するお礼を記載しましょう。購入したアイテムの満足度について尋ねるのも効果的な手法です。再びショップを利用したくなる仕掛けを含め、メールからのネットショップ再利用を促します。おすすめの使い方について解説する、購入したアイテムとセットで使えるアイテムを紹介する、次回利用時にお得になるクーポンを案内する、といったアプローチが有効です。

●例文

○○○○ 様

いつも【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

先日は【商品名】をお買い上げいただきありがとうございました。

お届けから2週間が経過しましたが、快適にご利用いただけていますか?
使い方に関してご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

また【商品名】は、【商品のおすすめの使い方】といった使い方もできますので、
こちらもぜひお試しください。

今回は、ご購入いただいたお礼として
次回ご利用の際にお得にご購入いただけるクーポンを発行させていただきました。

ぜひ、当サイトの次回ご利用時にご活用ください。

またのご利用を心よりお待ちしております。
今後とも 【ショップ名】をよろしくお願い申し上げます。

| ネットショップ運営に役立つメールテンプレート【キャンペーンの案内編】

ネットショップの集客施策として、ユーザーにとって魅力的なキャンペーンを実施する方法があります。より多くの顧客にイベントを周知するために、メールを配信すると効果的です。キャンペーン案内で使えるメールテンプレートをご紹介します。

●作成のポイント

案内したいキャンペーンの詳細やクーポン発行の趣旨をまとめましょう。顧客にとってお得になるポイントを明記することも大切です。

●例文

・特別キャンペーンの案内

○○○○ 様

いつも【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

本日は、冬のクリアランスキャンペーンのご案内です。
冬物アイテムをお値打ち価格で提供します。
春にかけて気温が低い間は問題なくご活用いただけます。

対象商品は最大80%OFFで提供しておりますので、ぜひサイトをご確認ください。

今後とも 【ショップ名】をよろしくお願い申し上げます。

・記念クーポンの発行

○○○○ 様

いつも 【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

○○○○ 様、お誕生日おめでとうございます。
お客様に記念クーポンをお送りします。
--------------------------------------------------
▼ クーポン情報
クーポン名 : 誕生日クーポン30%
クーポン特典 : 割引 30.0%
使用可能期間 : 2021-00-00 00:00:00 ~ 2021-00-00 00:0:00
・クーポン詳細は「マイページ > マイクーポン一覧」からご確認いただけます。

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今後とも 【ショップ名】をよろしくお願い申し上げます。

| ネットショップ運営に役立つメールテンプレート【お詫び編】

ネットショップ運営では、たとえ担当者が注意していても、ミスやトラブルが発生してしまうおそれがあります。そんなときは、ユーザーへお詫びの気持ちを伝えるメールで、速やかに対処することが大切です。お詫びのメールテンプレートを用意しておきましょう。

●作成のポイント

お詫びを伝えるメールテンプレートでだは、冒頭で起こった事象について具体的に記載し、お詫びの言葉を述べます。発送の遅延、商品の誤配送、在庫切れ、など何についてのお詫びなのかを明確に記載してください。

続いて、お詫びする事象が起きた背景と、今回の対処について明記します。お客様に対し誠意の伝わる対応を取ることが大切です。

●例文

○○○○ 様

いつも【ショップ名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度は、当店の【商品名】をご注文いただき御礼申し上げます。
大変申し訳ありませんが、こちらの商品に現在注文が殺到しており、一時的に欠品になっている状況です。

次回の入荷予定が○月○日頃となり、その後の発送開始となる見込みです。
大変お待たせすることになり、誠に申し訳ございません。

お急ぎの場合はキャンセルを承りますので、
大変お手数ではありますが、キャンセルを希望する旨、ご連絡をいただければ幸いです。

今後は、商品在庫管理を徹底するとともに、商品ページに在庫状況をスピーディーに反映させることで
再発防止に努めてまいります。

引き続き、ご愛顧のほどお願い申し上げます。

| さまざまなシチュエーションを想定してメールテンプレートを用意しよう

ネットショップでは、顧客とのコミュニケーションで大量のメールを送ることになります。やり取りを効率化するためには、メールテンプレートを用意しておくことが大切です。テンプレートがあれば、一からメールを作成する必要がなくなり、迅速な顧客対応にもつながります。EC事業者様は、今回ご紹介したような代表的なシチュエーションを想定して、あらかじめメールテンプレートを用意しておきましょう。それぞれのシーンで、お伝えしたポイントを意識しながら作成してみてください。

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